Secretária de Futuro

COMO ORGANIZAR E PARTICIPAR DE REUNIÕES

* O Briefing
A pauta de reunião deve ser comunicada antes para que todos se preparem.
* Disposição da mesa
Não é a cabeceira que confere a autoridade a quem conduz uma reunião, mas sim o desempenho e o equilíbrio na distribuição dos lugares. O lider deve ficar visível a todos os participantes, e seus assessores diretos estrategicamente distribuídos, frente a frente, para que melhor se estabeleçam as relações de entendimento, um completando o pensamento do outro a partir do olhar.
* Lugares
É visto como privilégio sentar-se à mesa de reunião ao lado do lider. Não cabe aos mais jovens, ou ao funcionário recém-admitido, dirigir-se logo a esta posição. A razão está no protocolo; os lugares à direita e à esquerda da pessoa mais importante são de honra e isto fica no subconsciente das pessoas, mesmo que a situação seja de informalidade.
* Maneiras
A apresentação de um novo gerente, responsável pela vida funcional do grupo, é feita geralmente em reuniões. É ocasião de ouvir e não de fazer perguntas para se fazer notar pelo chefe está chegando. Quando este faz perguntas é seguida a hierarquia, e os funcionários deixam seus superiores com a palavra e não ficam expondo os problemas do setor. Melhor do que se fazer notar numa reunião, é deixar que, posteriormente, o próprio trabalho desperte a atenção.
* O Fumo
Numa primeira reunião, quem dá o exemplo ou verbaliza que se pode fumar é o líder. Mesmo num clima informal, não cabe a pergunta "Permite ..." já com o maço de cigarros na mão. Os fumantes sabem que são discriminados na maioria dos países, e, numa sala de reuniões, devem ficar próximos uns dos outros, de preferência perto uma janela aberta.
Cuidado com os cinzeiros sobrecarregados, que deixam um cheiro desagradável. Daí a necessidade de coletores de cinza, em metal, com tampa, do mesmo tipo usado em festas, colocados nas pontas de mesa.
* Bebidas
preparo do material de uma reunião mais longa inclui bebidas: água gelada e cafezinho. O copo d’água já pode estar diante de cada lugar e depois o garçom serve o café. Mais prático é preparar um carro de chá com garrafas de água mineral, copos e térmicas com café, açucareiro e adoçante artificial para self-service. Informalmente, as xícaras e copos podem ser descartáveis, com suportes padronizados.
* Crachá
A identificação do pessoal interno significa a quebra de uma barreira de gelo quando nem todos sabem quem é quem ou a função exercida dentro da organização. No Japão, o crachá é altamente valorizado na promoção da intimidade empresarial: na linha vertical, facilita ao presidente da empresa dirigir-se a um funcionário pelo seu nome. Os convidados de uma reunião também recebem o seu crachá com a indicação da empresa a qual pertencem e a sua função.
* Ata de Reunião
À secretária cabe a redação da ata. Anotar todas as discussões resumidamente e as resoluções como foram formuladas.
A ata é um resumo escrito do que se disse ou se fez na reunião. É um relatório. Alguns procedimentos básicos são: anotar o assunto principal, o motivo da reunião, o essencial da discussão, as decisões e conclusões e nome dos participantes.
A ata deve ser assinada pelos participantes da reunião em alguns casos, pelo presidente ou secretário, sempre.

Deve constar numa ata:

* Dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso);
* Local da reunião;
* Pessoas presentes (com suas respectivas qualificações);
* Declaração do presidente e secretário;
* Ordem do dia;
* Fecho.
Fonte: http://paty_moreton.sites.uol.com.br/

Secretária Executiva.